Dans le cadre de mon travail comme traducteur technique, j’ai lu des milliers de manuels d’instruction de tous les types et dans plusieurs langues. Ces conseils permettront non seulement de rédiger un manuel clair et concis mais aussi d’économiser beaucoup d’argent sur la traduction.

1) Rédigez des phrases courtes et simples

Il s’agit là de la recommandation la plus importante. Les avantages sont multiples :

• l’usager comprendra mieux le contenu,
• il y aura moins de risque d’erreurs de syntaxe,
• le manuel sera plus facile à traduire,
• la traduction vers d’autres langues sera probablement moins chère, en particulier s’il faut traduire plusieurs manuels similaires, étant donné que les outils de traduction utilisés par les traducteurs professionnels détectent les phrases similaires.

2) Complétez l’information par des symboles

Les symboles sont une aide précieuse pour clarifier des explications, en particulier dans le cas des avertissements de sécurité. L’idéal est de toujours utiliser les symboles définis par l’Organisation internationale de normalisation (ISO). Saviez-vous que le catalogue des normes ISO contient 3940 symboles ?

3) Proposez de nombreuses illustrations bien référencées

Une image vaut plus que mille mots. Les manuels Ikea par exemple, ne contiennent aucun mot et la majorité des usagers en sont très satisfaits. Bien entendu, des machines complexes, comme une pompe d’une raffinerie de pétrole, ne peuvent assurément pas se contenter uniquement d’images pour la réalisation de leur manuel. Quoi qu’il en soit, les illustrations, presque toujours indispensables, apportent une aide inestimable.

4) Utilisez la terminologie standard pour spécifier les niveaux de danger

Les signaux relatifs à la sécurité, selon qu’ils soient d'avertissement, d'obligation ou d'interdiction, utilisent des pictogrammes différents. Les normes ISO 3864 et ANSI Z535.4 définissent différents niveaux de danger en utilisant une terminologie spécifique. Même si les normes ne sont pas obligatoires, il est plus que recommandable de les suivre.

5) Automatisation et références

Les logiciels de traitement de texte et autres logiciel d'édition incluent de nombreux outils pour faciliter les références (liens internes) dans le texte. Par exemple, Microsoft Word permet d’insérer une table de contenu (indice) simplement en identifiant quels sont les contenus. Cela présente l’avantage non négligeable d’actualiser automatiquement l’indexation en cas de changement de nom d’un chapitre ou encore de numéro de page. Il en est de même pour les références et autres chapitres ou illustrations. Cela peut paraître trivial mais quand il s’agit de traiter des documents longs et publiés pour plusieurs personnes, cela représente un aide inestimable.

6) Ne perdez jamais les fichiers originaux modifiables

Ces archives (MS Word, in Design, etc.) sont de grande valeur ! En cas d’actualisation ou de traduction du manuel original, les fichiers modifiables sont irremplaçables. Il m’a très souvent été demandé de traduire des manuels à partir de fichiers pdf non modifiables. Cela implique toujours un surcoût, aussi bien de traduction que d’édition graphique.

7) Indiquez toujours la date et l’historique des changements

Utile afin d’éviter de nombreux problèmes, cela est même indispensable si votre organisation bénéficie de certificats de qualité comme ISO 9001 ou autres.